Designação e comunicação
Ato de designação, publicação dos contactos e comunicação à CNPD (art. 37.º, n.º 7, RGPD).
Serviço
Encarregado de proteção de dados (EPD) externo
Um EPD externo, com contrato de prestação de serviços (art. 37.º, n.º 6, RGPD), independente e acessível, que acompanha a organização no dia a dia e responde à CNPD e aos titulares.
O EPD informa e aconselha a organização, controla o cumprimento do RGPD, coopera com a CNPD e é o ponto de contacto dos titulares (art. 39.º RGPD). Inclui a sensibilização do pessoal (art. 39.º, n.º 1, al. b)); a Lei 58/2019 acrescenta funções próprias, como assegurar auditorias e a sensibilização para a deteção de incidentes de segurança (art. 11.º). Pode ser externo e exerce as funções com autonomia técnica (art. 9.º da Lei 58/2019).
O que fazemos, em concreto
Ponto de contacto
Caixa de correio dedicada para titulares e CNPD, com resposta por escrito.
Pareceres
Parecer escrito sobre novos tratamentos, contratos com fornecedores e avaliações de impacto (art. 35.º, n.º 2).
Controlo periódico
Verificação planeada do registo, das informações, dos contratos e das medidas de segurança.
Violações de dados
Apoio prioritário na avaliação do risco e na notificação à CNPD em 72 horas.
Relatório anual
Relatório à direção com o que foi feito, o que falta e as prioridades do ano seguinte.
Quatro etapas, por escrito
- 1DiagnósticoEntrevista, documentos existentes e mapa dos tratamentos.
- 2PlanoPrioridades por risco e calendário partilhado.
- 3DesignaçãoComunicação à CNPD e publicação dos contactos.
- 4AcompanhamentoPedidos, pareceres, controlo e relatório anual.
O que fica consigo
Documentos que recebe
Tudo em português, em formato editável, para que a organização possa manter os documentos atualizados.
- Ato de designação do EPD
- Comunicação à CNPD
- Plano anual de atividades
- Pareceres escritos
- Registo de violações
- Relatório anual
Organizações a que este serviço se adequa
Autarquias e freguesiasIPSS e laresClínicas e centros de diagnósticoEscolas e colégiosEmpresas tecnológicas
Perguntas frequentes
Somos obrigados a ter EPD?
As entidades públicas sim, salvo os tribunais no exercício da função jurisdicional; os privados quando a atividade principal implica controlo regular e sistemático em grande escala ou tratamento em grande escala de categorias especiais de dados ou de dados relativos a condenações penais (art. 37.º, n.º 1, RGPD; art. 12.º e 13.º da Lei 58/2019). A ferramenta «Precisamos de EPD?» dá uma primeira resposta.
O EPD pode estar fora de Portugal?
Sim, desde que seja facilmente acessível à organização e aos titulares, incluindo na língua em que estes comunicam. Por isso respondemos em português, com o apoio do nosso colaborador em Portugal.
O EPD é responsável se a organização não cumprir?
Não: a responsabilidade pelo cumprimento é do responsável pelo tratamento (art. 24.º RGPD). O EPD aconselha e controla, com autonomia, e não pode ser penalizado por exercer as suas funções (art. 38.º, n.º 3).
Quanto tempo leva a começar?
Depois do diagnóstico inicial, a designação pode ser comunicada à CNPD; o plano de trabalho é partilhado logo nas primeiras semanas.
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